Auch in der Gastronomie ist der Stundenzettel immer noch wichtig

Das Mindestlohngesetz (MiLoG) wurde in Deutschland im Jahr 2015 eingeführt. Neben spezifischen Vorgaben zur Vergütung der Arbeiter wurde ebenfalls die Pflicht zur Arbeitszeitdokumentation eingeführt. Für Gastronomen und Hoteliers ergeben sich dadurch gesetzlich vorgeschriebene Rahmenbedingungen, die nicht umgangen werden können.

Die Gastronomen werden dazu angehalten, die täglichen Arbeitszeiten der Mitarbeiter zu notieren und über einen längeren Zeitraum hinweg aufzubewahren. Auf Nachfragen der Finanzkontrolle Schwarzarbeit (FKS) müssen die Unterlagen vorgelegt werden. Diese Regelungen müssen von Restaurants und Hotels umgesetzt werden. Darüber hinaus haben sich auch Kantinen, Caterer, Autobahnraststätten und ähnliche Einrichtungen an die Verordnungen zu halten.

In der Regel sind die betroffenen Dienstleister der Dokumentationspflicht bisher mittels Stundenzettel nachgekommen. Mit der passenden Vorlage können die Daten händisch von den Angestellten schnell und einfach eingetragen werden.

Was muss ein Stundenzettel beinhalten?

Der Stundenzettel hält sich seit unzähligen Jahren wacker. Er gilt als die wohl bequemste Methode, um der Arbeitszeitdokumentation nachzukommen. Jedem Angestellten wird am Monats- oder Wochenanfang ein Stundenzettel zugeteilt, der im Anschluss daran zuverlässig ausgefüllt werden muss. Der Stundenzettel muss allerdings bestimmte Informationen beinhalten, um vom Gesetzgeber als gültiges Arbeitszeitdokument anerkannt zu werden und den gesetzlichen Vorschriften Folge zu leisten:

  • Name des Arbeitgebers
  • Name des Arbeitnehmers mit Personalnummer
  • Aktueller Monat und Jahr
  • Präsentation der einzelnen Kalendertage
  • Vermerk von Beginn, Ende und Dauer der verrichteten Arbeitszeit pro Kalendertag
  • Notieren der jeweiligen Pausenzeit pro Arbeitstag
  • Zusätzliches Feld, um Bemerkungen wie Art der verrichteten Tätigkeit oder Einsatzort zu vermerken
  • Gesamtsumme der geleisteten Arbeitszeit im Monat

Muss der Stundenzettel unterschrieben werden?

Die Dokumentationspflicht betrifft Branchen, die auf einer regulären Basis mit geringfügig Beschäftigten arbeiten. Abgesehen von der Gastronomie zählen beispielsweise das Bau-, Logistik-, Prostitutions- Schausteller-, Speditions- und Transportgewerbe dazu. Auch die Forst- und Fleischwirtschaft sowie die Gebäudereinigung greifen auf die sogenannten Minijobber zurück.

Die Regelung wurde eingeführt, um gegen die Schwarzarbeit zu kämpfen, die in diesen Sektoren weit verbreitet ist. Die Form der Aufzeichnung spielt für den Gesetzgeber eine untergeordnete Rolle. Wichtig ist, dass alle geforderten Informationen im Dokument vermerkt sind. Eine Unterschrift des Arbeitnehmers und Arbeitgebers ist ebenfalls nicht zwingend nötig. Der Arbeitgeber sollte sich dennoch versichern, dass die Angaben des Angestellten der Wahrheit entsprechen.

Wie lange müssen Stundenzettel aufbewahrt werden?

Der Arbeitnehmer hat eine Woche Zeit, um die Arbeitsleistung im Stundenzettel zu vermerken. Der Arbeitgeber wiederum muss die Dokumente zwei Jahre aufbewahren. Kommt es zu einer Kontrolle des Zolls oder der Finanzkontrolle Schwarzarbeit, muss das Unternehmen zuverlässig alle Aufzeichnungen der vergangenen zwei Jahre vorweisen können. Ist dies nicht der Fall, drohen Bußgelder und Strafen. Die Ordnungswidrigkeit schlägt mit einer Summe von bis zu 30.000 Euro zu Buche.

Gibt es Vorlagen für Stundenzettel?

Viele Unternehmen bauen sich mit der Hilfe von Word oder anderen Schreibprogrammen einen individuellen Stundenzettel. Aus Mangel an Erfahrungen und technischer Expertise schleichen sich bei der formellen Gestaltung Fehler und Missgeschicke ein, welche die Dokumentation erschweren können.

Des Weiteren ist es möglich, dass verpflichtende Angaben vernachlässigt werden. Sticht dies dem Zoll oder der Finanzkontrolle Schwarzarbeit ins Auge, kommt es augenblicklich zu Sanktionen. Aus diesem Grund kann es sinnvoll sein, auf kostenlose Stundenzettel-Vorlagen zurückzugreifen.

Das Unternehmen Papershift gilt als führendes Unternehmen im Bereich der Dienstplanung und Zeiterfassung. Auf der Webseite von Papershift steht eine Stundenzettel Excel Vorlage zur Verfügung, die bei Bedarf heruntergeladen werden kann. Das Dokument kann am Computer manuell ausgefüllt werden und anschließend als PDF-Datei exportiert oder ausgedruckt werden. Es ist ebenfalls möglich, die Vorlage händisch zu vervollständigen.

Tools zur Zeiterfassung ersetzen den klassischen Stundenzettel

Obwohl der Stundenzettel im 21. Jahrhundert noch immer ein Standard in unzähligen Unternehmen ist, suchen Arbeitgeber verstärkt nach einer Alternative. Im Zeitalter der Digitalisierung gibt es schnellere und effektivere Wege, um der Dokumentationspflicht nachzukommen.

Mit der digitalen Zeiterfassung von Papershift können Arbeitszeiten mit der Hilfe einer Software eingetragen werden. Das Programm überträgt Überstunden ins System und signalisiert den Angestellten die vorgeschriebenen Pausen- und Ruhezeiten. Auch Urlaubstage und Fehlzeiten lassen sich im Programm nachvollziehen.

05. Juli 2022